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マイページ日程調整ロールプレイ 進行役ガイド
🎯 進行役(トレーナー)向けの資料です。受講者には受講者シナリオを渡してください。この資料には想定問答やクイズの答えなど「仕込み」が含まれるため、受講者には事前共有しないでください。
研修の概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 目的 | マイページURLを使った日程調整フロー(空き登録→企業提案→確定)の理解 |
| 対象 | エージェント業務を覚える社内メンバー |
| 形式 | ペア形式(進行役1名 + 受講者1名) |
| 構成 | 全3回(第1回 45分 / 第2回 45分 / 第3回 60分) |
| 環境 | 本番環境 + 研修用データ |
| 進め方 | 受講者は基本エージェント役。各回の中で役割交代し、求職者・企業担当者視点も体験 |
この研修で最も伝えたいのは操作手順そのものではなく、情報の非対称性です。
- 「提案」は求職者のマイページに表示されない
- 「確定」は求職者側から削除できない
- 企業担当者はシステムの画面を持たず、メールだけで関与する
受講者が求職者への説明文やメール文面を書くとき、この理解が品質を左右します。各回の振り返りで必ず言語化させてください。
事前準備(初回実施の前日までに)
1. チームへの周知
提案メールには cc: agent-team@notari.co.jp が自動で入ります。研修で送る提案メールもチーム全員に届くため、実施前に必ず周知してください。
周知テンプレ(Slack):
【周知】明日◯時からマイページ日程調整のロールプレイ研修を実施します。
件名に【研修】が付いた提案メールが agent-team 宛に流れますが、対応不要です。
研修用求職者「研修 太郎」/ 研修用企業「【研修】BUSON商事」のデータは研修後に片付けます。2. 研修用データの登録
| データ | 内容 |
|---|---|
| 研修用求職者 | 氏名「研修 太郎」、ふりがな「けんしゅう たろう」(スケジュール画面の検索はひらがな部分一致のため必須)。メールアドレスは受講者のアドレス(確定メールの受信体験のため)。ステータスは進行中のもの |
| 研修用企業 | 企業名「【研修】BUSON商事」 |
| 研修用求人 | 上記企業に1件(内容はダミーで可) |
| 選考(エントリー) | 研修用求職者 × 研修用求人で1件作成。選考ステータスは「書類選考中」など初期の進行中ステータスにする(後のステージ「一次面接」が提案時に選べるように) |
登録後、求職者詳細画面のマイページ欄にURLが自動発行されていることを確認してください(求職者登録時に自動発行されます)。
3. 環境の確認
- 受講者のPC: BUSON管理画面にログインできること
- 求職者役用の端末: スマホまたは別ブラウザ(シークレットウィンドウ)。マイページは認証不要なのでログインは不要です。実際の求職者はスマホ利用が多いため、スマホでの体験を推奨
- 進行役のメール受信箱: 提案メールの宛先に使います。受講者と一緒に画面を見られるようにしておく
- 受講者のメール受信箱: 確定メールの宛先(=研修用求職者のアドレス)
メール宛先のルール(厳守)
研修中に入力するメールアドレスは次の2つだけです。実在の企業・求職者のアドレスは絶対に入力させないでください。
- 提案メール(企業宛)の送付先 → 進行役のアドレス
- 確定メール(求職者宛) → 研修用求職者に登録した受講者のアドレス(自動で入ります)
また、メール送信前に件名の先頭に【研修】を追記させてください(件名は「編集する」から変更できます)。
4. 既知の注意点(進行役が把握しておくこと)
- 既存マニュアル求職者マイページには「選考状況タブ」の記述がありますが、現行のマイページはスケジュール表示のみです。研修は現行画面に沿って進めてください
- トークンの「失効」を行った後に「再発行」しても、有効期限が復活せずページが開けない場合があります(既知の挙動)。第1回のミニ体験では失効は使わず「再発行」のみを扱ってください。失効はこの挙動があるため研修では第3回の自動失効(ステータス変更による)で代替します
第1回「調整の立ち上げ」(45分)
ゴール: マイページURLの仕組み(トークン・認証不要・手動送付)を理解し、求職者の空き登録を体験する。
| 時間 | シーン | 受講者の役 | 進行役の動き |
|---|---|---|---|
| 5分 | 導入 | -- | 全体フロー図(受講者シナリオ冒頭)を見せ、3回の構成を説明 |
| 10分 | 1. URL発行と送付 | エージェント | 求職者詳細 → マイページ欄「コピー」。求職者への送付文面を書かせ、進行役宛のチャット/メールで実際に送らせる |
| 15分 | 2. 空き登録 | 求職者(交代) | 受け取ったURLをスマホで開かせる。空きを3件登録(対応形式を変えて)、1件削除。過去の時間帯に登録できないことを試させる |
| 5分 | 3. 空きの確認 | エージェント | スケジュール画面 → 求職者フィルターで「けんしゅう」検索 → 緑ブロックを確認 |
| 5分 | 4. ミニ例外体験 | エージェント | 「再発行」を実行 → 旧URLで「ページが見つかりません」を確認 → 新URLを開き直す |
| 5分 | 振り返り | -- | 下記の振り返り観点を問いかける |
進行のポイント:
- シーン1で「URLはシステムが自動で送ってくれないの?」と気づかせる。→ 自動送付機能はなく、コピーして手動送付が仕様
- シーン2は必ず受講者自身に操作させる。対応形式(どちらも可/オンラインのみ/オフラインのみ)を変えて登録させ、色分けの意味を確認
- シーン3で「空き」ブロックはクリックできない(編集モーダルが開かない)ことにも触れる
想定問答:
| 質問 | 答え |
|---|---|
| URLを知っていれば誰でも見られるの? | はい。トークン付きURLで認証不要。だからURLの取り扱いに注意が必要で、漏洩時は失効・再発行する |
| 空きは何件まで登録できる? | 上限200件。過去の時間帯や90日より先は登録できない |
| 求職者がURLをなくしたら? | 求職者詳細から再度コピーして送ればよい(再発行は不要。再発行すると旧URLが無効になる) |
振り返り観点: 求職者の画面に何が見えて何が見えないか / 認証不要URLを送るときの注意(誤送信・転送リスク)
第2回「企業への提案」(45分)
ゴール: 空き時間から「提案」を作るルールを理解し、提案メールを送って企業視点で受け取る。
事前確認: 第1回で登録した空きが残っていること(消えていたら進行役がマイページから登録し直す)。
| 時間 | シーン | 受講者の役 | 進行役の動き |
|---|---|---|---|
| 5分 | 前回の復習 | -- | 空き→提案→確定の流れを口頭で確認 |
| 15分 | 1. 提案の作成 | エージェント | 空き時間内に「提案」を2件作成(メール送信チェックOFF)。わざと空き時間外に1件作らせて警告を確認させ、空き内に修正。3件目はメール送信チェックONで作成 |
| 10分 | 2. 提案メール送信 | エージェント | メール送信モーダルで宛先=進行役アドレス、宛先担当者名「研修 花子」、自社担当者=受講者。件名先頭に【研修】を追記。候補日3件が本文に一覧で入っていることを確認して送信 |
| 10分 | 3. 企業視点で読む | 企業担当者(交代) | 進行役の受信箱を一緒に開き、企業担当者になりきって読ませる。「どの候補で返信するか」を決めて返信文を書かせる(下記例文参照) |
| 3分 | 4. 求職者視点の確認 | 求職者 | マイページを開き、提案が表示されていないことを確認 |
| 2分 | 振り返り | -- | 下記の振り返り観点 |
進行のポイント:
- 提案作成時、選考を選ぶと企業名が自動入力されること、ステージ(一次面接)を選ぶこと、保存後は選考・ステージがロックされることを確認させる
- メール送信チェックの初期値が提案ではOFFな理由(複数候補をまとめて1通で送る運用)を説明する
- シーン3の返信は進行役が例文を渡すのではなく、まず受講者に書かせてから例文と見比べると効果的
企業返信の例文(シーン3で使用。第3回の材料になるので返信内容を控えておく):
パターンA(そのまま確定):
研修 花子です。お世話になっております。
ご提案いただいた候補のうち、2つ目の日程(◯月◯日 ◯時〜)でお願いいたします。
当日はオンラインにて、URLは追ってお送りします。パターンB(別日希望 -- 応用として使う場合):
あいにく頂戴した候補日はいずれも都合がつかず、
翌週の◯日または◯日の午後でご調整いただくことは可能でしょうか。想定問答:
| 質問 | 答え |
|---|---|
| 空き時間外に提案したいときは? | 求職者に連絡して空きを追加登録してもらうのが原則。警告を無視して進めない |
| 提案は求職者に通知される? | されない。提案は企業との調整用で、求職者に見えるのは空きと確定のみ |
| 提案メールのccに入っているのは? | agent-team@notari.co.jp が自動で入る。チームで送信内容を把握するため |
振り返り観点: 企業担当者はメールしか見ていない(画面がない)ことを踏まえ、メール本文だけで伝わる書き方とは何か / 提案を放置するとダッシュボードの「未確定の提案」に2日後から表示されること
第3回「確定と例外対応」(60分)
ゴール: 確定操作と自動更新の連鎖を理解し、イレギュラー(日程変更・辞退)への対応を考えられるようになる。
| 時間 | シーン | 受講者の役 | 進行役の動き |
|---|---|---|---|
| 5分 | 前回の復習 | -- | 第2回の企業返信(パターンA)を読み上げる |
| 10分 | 1. 確定操作 | エージェント | 企業が選んだ提案ブロックをクリック → ステータスを「確定」に変更 → 保存。残りの提案がカレンダーから消えること、選考詳細のステータスが「一次面接」に自動更新され履歴が残ることを確認 |
| 10分 | 2. 確定メール送信 | エージェント | 確定メールの内容(日時・企業名・ステージ)を確認し、件名先頭に【研修】を追記して送信 |
| 10分 | 3. 求職者視点の確認 | 求職者(交代) | 受講者自身の受信箱で確定メールを確認。マイページで青の確定ブロック(企業名・ステージ付き)を確認し、確定は削除できないことを確認 |
| 15分 | 4. 例外編 | エージェント | 下記の2ケースを実施 |
| 10分 | 総合振り返り + クイズ | -- | 受講者シナリオ末尾のクイズを口頭で出題(答えは下記) |
例外ケース(a) 企業からの日程変更依頼(討議形式):
進行役が「先日確定した日程ですが、面接官の都合で変更をお願いできないでしょうか」という企業メールを提示し、受講者に対応手順を考えさせます。
模範対応: 求職者に連絡して都合を確認 → マイページの空きを見て新しい候補を企業に再提案(または確定ブロックの日時を編集) → 変更後に求職者へ改めて確定メールを送る。システム操作より先に、関係者への連絡が必要という点に気づかせてください。
例外ケース(b) 求職者の辞退とトークン自動失効(実操作・後片付けを兼ねる):
- 「研修 太郎さんから活動終了の連絡が来た」という設定を伝える
- 受講者に求職者ステータスを活動終了系に変更させる
- マイページの旧URLを開かせ、「ページが見つかりません」になること(ステータス変更でトークンが自動失効すること)を確認
クイズの答え(受講者シナリオ末尾のクイズに対応):
- トークン付きURLを知っていれば誰でも閲覧できる(認証不要)。だから取り扱いに注意し、漏洩時は失効・再発行する
- 空きの登録・自分が登録した空きの削除・確定予定の閲覧。(提案の閲覧や、確定の変更・削除はできない)
- 表示されない。提案は企業との調整用で、求職者に見えるのは「空き」と「確定」のみ
- 求職者の空き時間内のみ。空き時間外は警告が表示される
- 紐づいた選考のステータスが自動更新され、同一選考・同一ステージの残りの提案がカレンダーから非表示になる
- 求職者詳細画面でトークンを「再発行」し、新しいURLを求職者に送り直す(旧URLは即座に無効になる)
後片付け(第3回終了後)
例外ケース(b)でトークン失効まで完了している前提で、以下を実施します。
- 研修用求職者のスケジュール(空き・確定)をスケジュール画面から削除
- 研修用の選考を終了系ステータスに変更(または削除)
- 研修用求職者・求人・企業のデータを削除、または次回研修まで残す場合はその旨をチームに共有
- チームに研修終了を報告(周知の解除)